Maarten, Hans en Jan-Willem van Raaij vertellen enthousiast over hoe zij hun bedrijf runnen.

 Maarten, Hans en Jan-Willem van Raaij

Een fulltime bezetting van drie man, administratieve ondersteuning en een stagiair: dat is zo’n beetje alle mankracht van Van Raaij Groenverzorging op kantoor. Dit staat in contrast met het grote aantal mensen dat buiten aan het werk is.

De grote, lege loods is een stille getuige van alle medewerkers die op pad zijn. ‘Als je hier aan het einde van de dag terugkomt, staat het praktisch vol’, vertelt Maarten van Raaij. Zijn vader, Hans van Raaij, begon in 1990 met het bedrijf. Inmiddels werkt het bedrijf met 60 à 65 man en legt het zich in grote mate toe op de aanleg en het onderhoud van openbare groenvoorziening, groen bij zorginstellingen en bedrijfstuinen. Daarnaast horen sportveldonderhoud, boomverzorging, specialistisch onderhoud en – in iets mindere mate –het onderhoud van particuliere tuinen bij de werkzaamheden. De aannemer is verantwoordelijk voor het groenonderhoud in onder andere delen van Berg en Dal, de gemeenten Druten en Beuningen; bij deze laatste gaat het om een integraal contract voor de gehele gemeente.
Sinds 2015 staan ook broers Maarten en Jan-Willem aan het roer, met het oog op een toekomstige bedrijfsovername. Overigens werkten de mannen al voor die tijd in het bedrijf mee. De oudste broer, Jan-Willem, houdt zich bezig met alles rond de uitvoering; de planning, aansturing, toezicht op de uitvoering en de oplevering. Maarten doet alles eromheen, van acquisitie, het maken van offertes en aanbestedingen, het personeelsbeleid, tot aan de facturatie. Hans neemt de rol van adviseur op zich en springt bij waar nodig.

Digitalisering

Vrijwel alle documentatie en een deel van de communicatie binnen het bedrijf verloopt digitaal. Al rond 1992 werd gekozen voor een automatiseringspakket van Infogroen. ‘Daar waren we inderdaad vroeg mee’, vertelt Hans. ‘Ik heb destijds meerdere aanbieders met elkaar vergeleken, maar koos voor Infogroen omdat dat de enige was die echt op de groensector gericht was en hier ook over kon praten. Andere leveranciers moesten hun pakket eerst op ons aanpassen.’
Het bedrijf probeert het bewust zo rustig mogelijk te houden op het kantoor. ‘In plaats van in mensen te investeren, kozen we ervoor een pakket aan te schaffen dat werk uit handen neemt. Nu denken we daar nog steeds zo over. We krijgen 24 uur per week ondersteuning in de administratie; verder doen we alles zelf.’ 
‘In 1992 hadden we natuurlijk een beperkt pakket. Als je dat vergelijkt met het pakket van nu, is dat een verschil van dag en nacht. Met de jaren is het uitgebreid.’ Tegenwoordig maakt het bedrijf voor bijna alle denkbare bedrijfsfacetten gebruik van GroenVision van Infogroen. Maarten: ‘Eigenlijk hebben we alles verpakt in software. Daar hangt ook het crm en de calculatie aan en ook de boekhouding is geïntegreerd. Verder hebben we bijvoorbeeld een personeelsmodule, een module projectregistratie en een module voor materieelbeheer.’

Projectregistratie

Als voorbeeld licht Maarten het projectenpakket toe. ‘Daarin kunnen we de planning en voortgang van projecten bijhouden. Voorheen printten we de werkopdrachten uit, gaven die aan de medewerkers mee. Zij vulden de formulieren in en brachten ze terug naar kantoor, waar ze vervolgens ingeboekt, gecontroleerd en geaccordeerd werden. We hebben wel ooit iemand in dienst gehad die dit werk voor ons deed; nu gaat het allemaal automatisch. Bijna iedere ploeg heeft een iPad mee met daarop de geïntegreerde mobiele urenregistratie. Dat alles scheelt toch een hoop handelingen. Waar je eerst alles handmatig moest invoeren en ook nog eens ergens moest opbergen, hoeft het nu alleen gecontroleerd en geaccordeerd te worden.’
Een andere efficiëntieslag is het factureren, dat vier jaar geleden nog met de hand gebeurde. ‘Met de software komt de factuur in beeld en kun je hem zo verzenden per e-mail. Als er nog brieven per post binnenkomen, dan worden die gescand en in het systeem gezet, zodat iedereen er te allen tijde bij kan.’
De samenwerking met Infogroen bevalt de heren goed. Drie à vier jaar terug kwam een nieuwe softwareversie op de markt en moesten de mannen hun kennis wat opfrissen door middel van e-learning. ‘Als er vragen zijn, worden die direct beantwoord’, vertelt Hans. ‘Dat is natuurlijk een beetje afhankelijk van de soort vraag. Als het een aanpassing in het programma nodig is, zal het wellicht wat langer duren. Maar de begeleiding is goed. Er is een aparte helpdesk waar we terecht kunnen. Dat is fijn; dit pakket leer je immers niet in één dag, maar gaandeweg.’

Materieelbeheer

Zoals gezegd biedt het softwarepakket ook een oplossing op het gebied van materieelbeheer. Maarten: ‘We hebben een aardig machinepark. Met de module kan ik in één overzicht zien wat er met de machines gebeurd is, hoeveel uren ze hebben gedraaid, maar ook wanneer bepaalde onderdelen zijn vervangen. Ook onze monteur in de werkplaats kan er in werken. Hij registreert bijvoorbeeld wanneer er reparaties zijn uitgevoerd. De onderdelen die wij hier op kantoor inkopen, worden ook automatisch op de betreffende machine geboekt.’
Eerder dit jaar schafte Van Raaij als eerste in Nederland via Wim van Breda de veegmachine Ausa aan. Naar aanleiding van het verbod op chemie wilde het bedrijf een eigen veegmachine hebben, maar ook vanwege het integrale bestek in Beuningen, waar ook taken als schoonmaken en vegen bij horen. Naast de veegmachines wordt het machinepark aangevuld met machines van diverse pluimage, waaronder aan Trilo-zuigwagens voor het verwijderen van blad, hetelucht-onkruidbestrijders van Hoaf en Weedcontrol − het bedrijf doet vrijwel al het onkruidbeheer met een combinatie van borstelen en hete lucht − en diverse maaiers. Ook heeft het bijvoorbeeld een maai-zuigcombinatie, waarmee het gemaaide gras direct wordt weggezogen. Maarten: ‘De module materieelbeheer binnen het softwarepakket komt goed van pas om het overzicht met zoveel machines te behouden en te vergemakkelijken.’

Efficiëntie en korte lijnen

Eind 2016 wist het bedrijf een opdracht van Vitens in de wacht te slepen. Daarmee is het verantwoordelijk voor het onderhoud van twee percelen. Een project met hoge eisen wat betreft in te zetten personeel en materieel, vertelt Maarten. ‘Zo moesten alle machines aan de laatste eisen voldoen. Dit omdat je op een gevoelig terrein werkt.’ Ook het onderhoud van Dela-terreinen is iets waar de mannen trots op zijn.

Van Raaij Groenverzorging heeft door deze ontwikkelingen inmiddels een aardige omvang en de opstallen op het terrein worden mogelijk nog uitgebreid, vertelt Maarten. Ondanks – of misschien wel vanwege – de aardige omvang lijken de mannen waarde te hechten aan de korte lijnen. 
‘Dat we efficiënt kunnen werken helpt zeker bij het binnenhalen van dergelijke klussen. Maar ook de korte communicatielijnen. Zo doen we zelf de projectleiding. Als opdrachtgevers met ons om de tafel zitten, communiceren zij ook direct met de eindbeslissers. Een goed softwarepakket heeft veel waarde. Je maakt dingen gemakkelijker, maar ook sneller.’

Heeft u interesse? Neem dan contact met ons op via info@infogroen.com, bel +31 (0)172-235444 of bezoek ons op een van de komende beurzen.